Spar tid og penge, få et medarbejderudlægssystem

Jeg har i min virksomhed rigtig travlt, da vi kun er fem ansatte i det hele. Jeg skal bl.a. selv stå for produktudvikling, salg, kundekontakt med både eksisterende og nye kunder, og marketing. Det min virksomhed beskæftiger sig med kan jeg sige meget kort er at vi sælger palleløftere, primært til udlandet hvor vi har vores fleste kunder.

Vi har haft rigtigt god vækst i de seneste to år især i Tyskland, hvor de har taget rigtigt godt imod vores produkt, uden at afsløre for meget kan jeg dog sige at vores produkt sammenlignet med de andre palleløftere er ikke koster så meget i drift i forhold til de andre på markedet. Da vi i Danmark havde svært ved at sælge vores produkter, da det er et relativ lille marked, samt begrænset hvor mange virksomheder som skal bruge en palleløfter besluttede vi i vores lille organisation os for at eksportere til udlandet. Ved hjælp af nogle gode forbindelser fik vi kontakt med nogle tyske forhandlere som gerne vil købe vores palleløftere til deres egne virksomheder, herefter fik vi stille og roligt bygget vores tyske kundeportefølje op.

Rejse = udgifter
I forbindelse med alle disse nye kunder skulle vi nu også rejse meget, og disse rejser havde jo også en del omkostninger med sig, og da vores virksomhed har dens beliggenhed i Sydjylland, havde vi besluttede at det ville være nemmest at køre hen til vores møder med kunderne i Tyskland, da det i længden ville være billigere og mere miljøvenligt end at tage flyveren. Da jeg og mine medarbejdere i forvejen have en masse at arbejdsopgaver at tage os til, kunne vi ikke overskue også at skulle bruge tid og penge på at skulle registrere og håndtere alle disse omkostninger, udlæg, og bilag.

Spar administrative kræfter
Derfor ledte vi efter en virksomhed som kunne tage sig af dette, så vi kunne spare nogle administrative kræfter, og da vi i forvejen havde kørselsgodtgørelse fandt vi en perfekt virksomhed som kunne tage sig af dette. De havde nemlig et smart og effektivt medarbejderudlægssystem hvor man meget let og simpelt skulle registrere det kilometerantal vi skal køre/har kørt, så regner systemet automatisk ud, hvor mange penge vi skal have godtgjort, da vi jo som sagt har en kørselsgodtgørelse, hvor vi får fradrag for de km vi kører i bil for virksomheden.

Findes både som webversion og applikation
Selve systemet er webbaseret, hvilket betyder vi kan indtaste vores oplysninger lige meget hvor vi befinder os, dog vel og mærket så længe vi har forbindelse til et netværk. Derudover findes medarbejderudlægssystemet også som en applikation (app), som virker ligeså godt som hjemmesiden.

Slå to fluer med et smæk
Medarbejderudlægssystemet kan jeg kun selv varmt anbefale, da det har sparet os en masse tid, samtidig med at systemet er nemt at benytte. Yderligere behøver vi heller ikke føre kørebog selv, da vi nu har vores nye smarte medarbejderudlægssystem. Derudover har vi også kunne bruge systemet til rejseafregning hvilket har været rart, da vi på denne måde har slået to fluer med et smæk.

Men har du prøvet et medarbejderudlægssystem? Fungerede det? Og hvad syntes i om det? Skriv en kommentar med din erfaring hvad enten de er gode eller dårlige.